4 Maneiras de monitorar sua equipe de vendas externa

Quando falamos em grandes equipes externas, como o caso de um distribuidor, qualquer custo adicional ou desvio do planejado pode acarretar em uma série de prejuízos, tendo em vista que as margens dessas empresas costumam ser pequenas.
Atualmente, graças a tecnologia diversas soluções voltadas para a área comercial foram desenvolvidas e podem ser utilizadas tanto na gestão quanto no monitoramento de uma equipe de vendas externa. Vamos ver ao menos 4 delas, porém, vale ressaltar que para que seja possível realizar uma gestão eficaz, é preciso de colaboração e disciplina dos gestores e da própria equipe, para alimentar corretamente as informações dessas ferramentas.

Agenda

Atualmente existem uma série de soluções de agenda online, que podem ser compartilhadas entre uma equipe e visualizada por aqueles que tiverem permissão. Entre as mais conhecidas estão o Google Calendar e a agenda do próprio Microsoft Outlook, que ganha mais recursos de colaboração quando é utilizada com o serviço Microsoft Exchange.
A agenda pode ser utilizada para que os gestores possam acompanhar as visitas previstas dos seus vendedores, e qual região eles de fato estarão atendendo. A utilização deste recurso agiliza o agendamento de reuniões e o planejamento de rotas, já que os líderes podem visualizar a disponibilidade de horários sem necessidade de contato direto com a equipe.
Para a empresa, é importante disponibilizar aos vendedores uma solução de agenda que possa ser integrada e visualizada por diversos dispositivos, facilitando para a equipe manter sempre seus compromissos atualizados. Algumas soluções de CRM já possuem agenda interna e integrável com dispositivos móveis.

CRM

Uma solução indispensável em qualquer time comercial, e tão importante quanto para monitorar o desempenho de uma equipe de vendas externa.
Em uma solução de CRM (Customer Relationship Management) os vendedores registram em detalhes todo o histórico de interações (ou tentativas de interação) com os clientes. Assim, ao cruzar as informações da agenda com os dados do CRM, os gestores conseguem se certificar que todas as visitas previstas foram cumpridas, e ter uma visão mais aprofundada do resultado das vendas, fazer estimativas baseadas na análise da equipe e definir ações de melhoria caso necessário.
Para surtir o efeito desejado, é fundamental que a equipe tenha disciplina em manter o CRM sempre atualizado com o maior número de detalhes.

Rastreadores veiculares

Claro que os rastreadores veiculares podem ser utilizados como forma de garantir que a agenda de visitas foi cumprida e não houve desvio de caminho para uso pessoal, afinal, isto é um direito da empresa.
Mas além deste fim, o monitoramento com rastreadores é uma ótima solução para visualizar o histórico das rotas realizadas pela equipe de vendas externa e analisar o desempenho de cada território.
Este tipo de informação pode gerar insights para os gestores perceberem que determinada região não está trazendo o retorno esperado, ou está gerando um gasto excessivo de deslocamento. Através de uma análise do caminho percorrido e da localização dos clientes, é possível por exemplo estipular novos traçados e encontrar maneiras de tornar a agenda da equipe mais produtiva.

Planner de vendas

Os softwares conhecidos como Planner de Vendas tem se tornado cada vez mais indispensáveis na gestão de uma equipe de vendas externa.
Atualmente, os gestores passam horas do seu dia planejamento o traçado que será realizado por cada vendedor, e mesmo assim não tem uma real garantia de que esta é a rota mais lucrativa, que todas as regiões estão sendo atendidas da melhor maneiras possível ou até mesmo que o plano será cumprido pela equipe.
Com um Planner de Vendas, os gestores têm todo o trabalho de definição de rotas automatizado. Através de uma série de algoritmos matemáticos heurísticos, o software se baseia em dados como localização dos clientes, histórico de compras, equipe disponível e veículos utilizados, para definir qual o melhor traçado por vendedor, quais clientes devem ser visitados e aí por diante.
Esta análise garante uma agenda muito mais otimizada, que permitirá a equipe visitar o maior número de clientes em um único dia e com maiores chances de fechamento. Reduzindo assim o custo por visita e aumentando o resultado das vendas.

Considerações finais

Monitorar a equipe de vendas externa é uma maneira de tornar sua empresa mais competitiva, garantindo que o planejamento seja de fato executado e aumentando as chances de o time comercial atingir as metas estipuladas.
Empresas que não investem em tecnologia para gerir seus times tendem a ficar para trás e perder espaço no mercado. Apesar de algumas soluções gerarem um pouco de resistência no início, a disciplina e persistência dos líderes pode garantir que estas ferramentas não só sejam aceitas, como se tornem os principais instrumentos de trabalho para aumentar os resultados do negócio.

E você, quer saber mais sobre como gerir sua equipe de vendas externa? Não deixe de ler este artigo: 4 maiores desafios de uma equipe de vendas externa

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