Se analisadas de maneira superficial, as famosas planilhas - feitas manualmente - até parecem facilitar a organização de uma empresa. Quando falamos em logística e transporte de cargas, a verdade é que nenhuma planilha contém dados e detalhes suficientes para os cálculos e planejamentos necessários ou para a maior agilidade de tomadas de decisões.
Reconhecendo a maior suscetibilidade a erros, responsáveis por empresas de pequeno, médio e grande porte, que atuam neste ramo, já substituíram suas planilhas por ferramentas de planejamento de recursos de fácil instalação e utilização, conhecidas como softwares ERPs (enterprise resource planning).
Por que não fazer roteirização de entregas utilizando planilhas?
Para transportar e entregar cargas oferecendo máxima segurança tanto às próprias cargas, quanto aos motoristas dos caminhões de uma frota, empresas de logística devem planejar com máxima atenção cada rota e trajeto.
O planejamento envolve fatores fixos/frequentes como os gastos com seguros, impostos e licenciamento e com o rastreamento dos veículos. Envolve também muitas variáveis, que vão desde restrições específicas para cada estrada até oscilações e alterações em valores de pedágios e de combustível, por exemplo.
Com tanto para se levar em consideração, é possível perceber que não há planilhas capazes de armazenar (e de reunir) - ainda por cima, sem permitir fraudes - tantos (e tão complexos) dados e informações.
Em resumo!
O uso de planilhas para a roteirização de entregas, não permite, portanto:
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Consulta rápida de números e valores;
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Armazenamento e cruzamento de dados complexos;
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Atualizações em tempo real;
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Garantir que não haja duplicidade de informações ou informações conflitantes;
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Conhecimento de cada pessoa que tem acesso aos dados e compartilhamento apenas com pessoas autorizadas (máxima proteção);
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Previsões e simulações com máxima proximidade da realidade.
E tem mais:
Além de não ser possível garantir a precisão dos cálculos ou das informações armazenadas em uma planilha, destinar um profissional apenas para elaborá-la e atualizá-la é uma perda de tempo (e de dinheiro) maior do que se imagina.
O desperdício de tempo e os gastos aumentam ainda mais quando, além das planilhas, se torna necessária a realização de relatórios, sejam diários, semanais ou mensais. É importante destacar que ferramentas utilizadas na elaboração de planilhas são ferramentas limitadas e, mais uma vez, é importante lembrar a impossibilidade de adicionar à planilha, por mais específica que seja, todos os dados fundamentais para um bom relatório e a enorme possibilidade de faltarem dados e/ou informações em qualquer relatório resultante da análise de planilhas.
Leia também: como roteirizar várias rotas automaticamente?
O que fazer agora?
A dica é investir o dinheiro (que poderia ser gasto com planilhas) em um software para roteirização de entregas. Softwares como os comercializados pela Pathfind se destacam no mercado porque são completos e de fácil utilização. Ao contrário das planilhas, estas ferramentas têm funções ilimitadas e são desenvolvidas e programadas de acordo com as necessidades e os objetivos de cada empresa de logística que as utiliza.
Os softwares Pathfind funcionam em qualquer computador e também podem ser utilizados em tablets e smartphones, justamente porque armazenam dados em nuvem. Aliás, estes dados armazenados em nuvem, inclusive, são criptografados e estão totalmente seguros. Uma ferramenta de roteirização de entregas moderna e atualizada irá elaborar e atualizar cada planilha importante para a empresa de logística, além de desenvolver relatórios com máxima especificação de informações e apresentação de todos os detalhes e observações necessários.