Se analisadas de maneira superficial, as famosas planilhas - feitas manualmente - até parecem facilitar a organização de uma empresa. Quando falamos em logística e transporte de cargas, a verdade é que nenhuma planilha contém dados e detalhes suficientes para os cálculos e planejamentos necessários ou para a maior agilidade de tomadas de decisões. 

Reconhecendo a maior suscetibilidade a erros, responsáveis por empresas de pequeno, médio e grande porte, que atuam neste ramo, já substituíram suas planilhas por ferramentas de planejamento de recursos de fácil instalação e utilização, conhecidas como softwares ERPs (enterprise resource planning).

Por que não fazer roteirização de entregas utilizando planilhas?

Para transportar e entregar cargas oferecendo máxima segurança tanto às próprias cargas, quanto aos motoristas dos caminhões de uma frota, empresas de logística devem planejar com máxima atenção cada rota e trajeto. 
O planejamento envolve fatores fixos/frequentes como os gastos com seguros, impostos e licenciamento e com o rastreamento dos veículos. Envolve também muitas variáveis, que vão desde restrições específicas para cada estrada até oscilações e alterações em valores de pedágios e de combustível, por exemplo. 
Com tanto para se levar em consideração, é possível perceber que não há planilhas capazes de armazenar (e de reunir) - ainda por cima, sem permitir fraudes - tantos (e tão complexos) dados e informações.

Em resumo!

O uso de planilhas para a roteirização de entregas, não permite, portanto:

• Consulta rápida de números e valores;

• Armazenamento e cruzamento de dados complexos;

• Atualizações em tempo real;

• Garantir que não haja duplicidade de informações ou informações conflitantes;

• Conhecimento de cada pessoa que tem acesso aos dados e compartilhamento apenas com pessoas autorizadas (máxima proteção);

• Previsões e simulações com máxima proximidade da realidade.

E tem mais:

Além de não ser possível garantir a precisão dos cálculos ou das informações armazenadas em uma planilha, destinar um profissional apenas para elaborá-la e atualizá-la é uma perda de tempo (e de dinheiro) maior do que se imagina. 
O desperdício de tempo e os gastos aumentam ainda mais quando, além das planilhas, se torna necessária a realização de relatórios, sejam diários, semanais ou mensais.                                                                                                                                    É importante destacar que ferramentas utilizadas na elaboração de planilhas são ferramentas limitadas e, mais uma vez, é importante lembrar a impossibilidade de adicionar à planilha, por mais específica que seja, todos os dados fundamentais para um bom relatório e a enorme possibilidade de faltarem dados e/ou informações em qualquer relatório resultante da análise de planilhas. 

Leia também: como roteirizar várias rotas automaticamente?

O que fazer agora?

A dica é investir o dinheiro (que poderia ser gasto com planilhas) em um software para roteirização de entregas. Softwares como os comercializados pela Pathfind se destacam no mercado porque são completos e de fácil utilização. Ao contrário das planilhas, estas ferramentas têm funções ilimitadas e são desenvolvidas e programadas de acordo com as necessidades e os objetivos de cada empresa de logística que as utiliza. 
Os softwares Pathfind funcionam em qualquer computador e também podem ser utilizados em tablets e smartphones, justamente porque armazenam dados em nuvem. Aliás, estes dados armazenados em nuvem, inclusive, são criptografados e estão totalmente seguros.                                                                 Uma ferramenta de roteirização de entregas moderna e atualizada irá elaborar e atualizar cada planilha importante para a empresa de logística, além de desenvolver relatórios com máxima especificação de informações e apresentação de todos os detalhes e observações necessários.